6 ok, amiért már nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak (x)

6 ok, amiért már nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak (x) olvasható a mmonline.hu weboldalán.

Egyre több dolgot tudunk elintézni az interneten papírmunka nélkül, hiszen szinte…

A teljes cikk itt olvasható:
6 ok, amiért már nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak (x)

Ahogy a mmonline.hu beszámolt ma róla:

Egyre több dolgot tudunk elintézni az interneten papírmunka nélkül, hiszen szinte minden elkezdett átrendeződni az online térbe – így például az adminisztráció is. Egy banki ügyintézés alkalmával már kevesebb nyomtatott papírt kapunk, de hivatalos dokumentumok igénylőlapjait is kitölthetjük már online felületeken, nem is beszélve a cégek, vállalkozások dokumentációjának online térbe történő áthelyeződéséről. Nézzük meg közelebbről, hogy miért előnyös, ha a papíralapú dokumentációt felváltják például a felhő optimalizált megoldások! (x)

Elkerülhetetlen adminisztráció

Az adminisztráció az élet szinte minden hivatalos területét átszövi, legyen szó egy konferenciáról, akár egy iskolai rendezvényről vagy belépő nélküli, de regisztrációhoz kötött eseményről. De akár már egy applikáción keresztül történő ételrendelés vagy bevásárlás is adminisztrációt jelent, nem beszélve a céges ügyekről, szerződésekről és árurendelésekről és többi tevékenységről.

Miért nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak?

Káros a környezetnek

A felhőoptimalizáción keresztül történő adattárolás terjedésének az egyik legfőbb oka a környezetvédelem és a tudatos anyaghasználat előtérbe kerülése, hiszen rengeteg fa menekülhet meg a kivágástól, ha nem nyomtatunk ki mindent. Ráadásul a papíralapú dokumentumok rengeteg helyet foglalnak, egyáltalán nem optimalizálható a raktározásuk, hosszú távon ez is negatív hatással lesz a környezetre, nem beszélve az egyre növekvő tárolási költségekről.

Nehezebb rendezetten tartani, nagyobb a hibafaktor

A dokumentumok hosszú évekig történő tárolása több veszélyt is magában rejt, egy épület- vagy személyi hiba kapcsán például elázhatnak, esetleg tűzben odaveszhetnek. De ha ilyen baj nem is történik, akkor bizony a megfelelő rendszerezés, a körülményes visszakereshetőség hatalmas idő- és energiaráfordítást igényelhet.

Kevésbé professzionális hatást kelt

Mivel az élet minden területén jelen vannak a felhő alapú optimalizált adattároló rendszerek, manapság már az a meglepő, ha nem ilyennel találkozunk valahol. Vállalkozóként például fontos lépést tartani az ilyen modern megoldásokkal, hiszen ügyfeleink felé kevésbé professzionális benyomást tehetünk, ha még mindig papíron adminisztrálunk.

Problémásabb adattárolás, kereshetőség

Még a szépen rendszerezett papírhalmokból is nehezebben nyerhetünk ki információt, mint egy kulcsszó vagy azonosítószám bepötyögését követően a digitális adattárolónkból. Míg előző – jó esetben – több percet vesz igénybe, addig utóbbi mindössze néhány másodpercet.

Hozzáférhetőség a világ bármely pontjáról

Nagy előnye a felhőoptimalizált adattárolásnak, hogy gyakorlatilag a világ bármely pontjáról hozzáférhetőek az adatok, mindössze internetkapcsolat és a megfelelő felhasználói jogosultságok kellenek hozzá. Ez egy nemzetközi cég esetében alapvető elvárás. Ráadásul nemcsak a cég dolgozói, de akár az ügyfelek is ugyanígy hozzájuthatnak a számukra érdekes információkhoz.

Biztonság

Feljebb már megnéztük, hogy mennyi kockázattal járhat a papíralapú adminisztráció, hiszen a tűz, a víz és az elhasználódás, elvesztés is veszélyezteti a rajtuk lévő információkat. A felhőoptimalizált adattárolók esetében ez nincs így, hiszen az adatok biztonságosan, általában duplikált állapotban tároltak, így ha valahonnan el is vesznének, a biztonsági mentésből könnyedén visszanyerhetők.

Hogyan adminisztrálhatunk online?

Kisvállalkozóként akár a Google – legtöbbször ingyenesen igénybe vehető – megoldásait is használhatjuk. Emellett az eszközök tárháza szinte végtelen: a honlapunkon a kapcsolati űrlap, az e-mailes rendelésfelvétel, de még az applikáción keresztüli feliratkozás is az adminisztráció részei lehetnek.

Azonban már a kkv-szektornak is érdemes elgondolkoznia a professzionális, felhő alapú, cégre szabott adattárolási megoldásokon, hiszen hosszú távon csak profitálhatnak belőle.

Az utóbbi években az élet minden területén megtapasztaltuk az online térbe történő átállást, egyre több helyen tudunk digitálisan ügyet intézni, mely így könnyen visszakereshetővé, bárhonnan elérhetőve válik. Céges kereteken belül pedig minden eddiginél fontosabb, hogy átálljunk a megbízható digitális adattárolásra, ezzel ügyfeleink még professzionálisabb kiszolgálásban részesülnek, a dolgozók munkáját pedig nagyban megkönnyíti, átláthatóvá teszi, ha nem papíralapú dokumentumok között kell keresgélniük. (x)

A 6 ok, amiért már nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak (x) bejegyzés először MMOnline-én jelent meg.

Tovább az eredeti cikkre: 6 ok, amiért már nincs értelme a papíralapú adminisztrációnak (x)